Особенности применения информационно-аналитической работы в коммерческой деятельности

Введение

Информатизация общества ставит новые задачи в области коммерческой и торговой деятельности, поскольку при решении профессиональных задач нельзя обойтись без информационно-аналитической поддержки и прогнозирования результатов работы и возможных рисков. Также остро встает вопрос с расширением профессиональных компетенций в области аналитики специалистов, связанных с коммерческой деятельностью и торговлей: коммерсантов, товароведов-экспертов, менеджеров [1].

Бизнес-анализ является новым направлением аналитической работы, связочной предпринимательской деятельностью, и определяется «как совокупность задач, методов, квалификаций и возможностей, необходимых для четкого определения проблем, стоящих перед бизнесом, и для описания их решения» (Бариленко, 2011). В результате на сегодняшний день бизнес-анализ «можно рассматривать как новое, перспективное направление не только в практике экономической работы, но и в развитии аналитической науки» (Бариленко, 2011).

На сегодняшний день актуальными также являются вопросы инновационных технологий, связанных с подготовкой специалистов коммерции как в области информационного обеспечения торговли и обучения профессиональным навыкам и компетенциям (Базилевич, Брылова, Глухих, Левкин, 2012), так и в сфере бизнес–аналитики (Кравченко, 2010).

Кроме того, по применению информационно-аналитической работы в коммерции практически нет источников информации, в то время как по проведению бизнес-анализа и общих аспектов аналитической работы, особенно в сфере правоохранительных органов и органов государственного управления, такой информации достаточно много. Это подтверждается нашими собственными исследованиями во время поиска информации к этой статье, в том числе и на сайте электронной библиотеки Российского индекса научного цитирования при обзоре литературных источников (Бариленко, 2014; Буланова, 2014; Галкина, 2013; Герасимова, Филатов, 2012; Горшкова, 2006; Дуденков, 2013; Дуденков, 2014; Дьяконова, Дьяконов, 2010; Киселева, 2013; Филатов, 2012; El-Telbany, Elragal, 2014; Henfridsson, Lind, 2014; Ogiela, Ogiela, 2014; Rajnoha, Kádárová, Sujová, Kádár, 2014; Seng, Lai, 2010).

Поэтому мы поставили цель изучить особенности использования информационно-аналитической работы в коммерческой деятельности, используя методы сравнения, аналогии, формальной логики и системного подхода.

Основная часть

Понятие бизнеса как предпринимательства является более широким по сравнению с понятием коммерческой деятельности, поскольку она предусматривает только процесс сделки купли-продажи товаров совместно с обеспечивающими эту сделку видами деятельности. Таким образом, коммерческая деятельность является более узким понятием, чем предпринимательство.

Используя метод аналогий, можно утверждать, что первой особенностью информационно-аналитической работы в коммерческой деятельности, по сравнению с подобной работой в деятельности предпринимательской, у нее будет более узкая специализация. Таким образом, можно утверждать, что понятие информационно-аналитической работы в коммерции более узкое, чем понятие бизнес-анализа, и может являться его составной частью.

Вторая особенность заключается в основных понятиях информационно-аналитической работы в коммерческой деятельности, таких как объект, предмет изучения и цель.

Объектом изучения, в отличие от объекта изучения бизнес-анализа, где им является хозяйственная деятельность (Зайцева, 2013), в данном случае является коммерческая деятельность.

Предметом изучения, в отличие от предмета изучения бизнес-анализа, где им является конкретный аспект анализа бизнеса (Зайцева, 2013), является проблемно-ориентированная область коммерческой деятельности, в первую очередь связанная с процессом заключения договоров купли-продажи в процессе заключения коммерческой сделки.

Целью информационно аналитической работы в коммерческой деятельности является эффективное информационное обеспечение предварительной подготовки и проведения коммерческой сделки, прогнозирования ее результатов, а также обеспечение информационной безопасности.

Третья особенность информационно-аналитической работы в коммерческой деятельности состоит в особенностях алгоритма, который предусматривает структуру задач как обусловленных общей структурой алгоритма информационно аналитической работы и бизнес-анализа, так и из специфических задач, связанных с коммерцией. В этом алгоритме можно выделить пять основных этапов.

1. Сбор деловой информации. Здесь учитываются аспекты надежности делового партнера, его репутация, экономическая информация об особенностях сделки с учетом возможных условий, выдвинутых деловым партнером, макроэкономическая и политическая информация, информация о конкурентах и возможных условиях, которые они могут предложить вашему деловому партнеру, информация о возможных рисках.

2. Обработка информации. Здесь учитываются аспекты надежности источников и достоверности информации, определяется, соответствует ли информация по своему содержанию, форме и свойствам будущему анализу, осуществляется классификация и группировка информации.

3. Проведение анализа. Здесь учитываются аспекты взаимосвязи различных видов обработанной информации, формируется общее представление о проблемах, которые могут возникнуть при заключении сделки, создается основа для подготовки концепции проведения деловых переговоров и параметров будущей коммерческой сделки.

4. Формирование концепции параметров коммерческой сделки и проведения деловых переговоров. Здесь учитываются аспекты подготовки условий сделки в виде разработки предварительного проекта договора. Разрабатывают все возможные варианты заключения договора. При этом учитывают лимиты результатов: как возможный максимально выгодный результат, так и границы минимально выгодных результатов, за которые нельзя выходить при заключении сделки. В проекте также учитывают и все остальные особенности коммерческой сделки, выявленные в ходе предыдущего анализа: риски, возможные форс-мажорные обстоятельства, вопросы ответственности сторон, арбитража и т.д.

При подготовке переговоров учитывают вопросы безопасности, как участников переговоров, так и вопросы безопасности информации, связанной с содержанием договора.

5. Прогнозирование проведения переговоров и результатов заключенной коммерческой сделки. Здесь учитываются аспекты возможных вариантов развития событий деловых переговоров, основанных на созданной концепции и учитывающих как возможные варианты заключения договора, так и личностные особенности договаривающихся сторон. Создается прогноз поведения при разных вариантах развития событий. Прогнозируются варианты развития событий после заключения договора и во время выполнения его пунктов. Рассматриваются различные варианты действий при разных вариантах развития событий.

Четвертая особенность информационно-аналитической работы в коммерческой деятельности связана с обеспечением безопасности коммерческой информации. В деловой информации коммерческую тайну могут иметь:

• сведения о заключенных или планируемых контрактах;

• данные о поставщиках и клиентах;

• обзоры рынка, маркетинговые исследования;

• информация о конфиденциальных переговорах;

• планы развития предприятия и его инвестиций;

• калькуляция издержек производства предприятия, структуры цен, уровень прибыли (Милевич, 2007).

В соответствии с этими разделами и могут выстраиваться аспекты информационно-аналитической работы. Информационная часть работы предусматривает сбор данных о сведениях и источниках информации, подлежащих защите, существующих в организации правилах ограничения доступа к информации, используемых методах защиты информации. Аналитическая часть работы предусматривает выявление возможных угроз, слабых мест в защите информации, составление прогноза развития тенденций в области охраны информации, разработку мер по нивелированию прогнозируемых угроз путем предложения плана мероприятий по улучшению системы информационной безопасности в организации.

Пятая особенность информационно-аналитической работы в коммерческой деятельности обусловлена вопросами организации обеспечения коммерческой разведки. Информационная часть работы предусматривает сбор данных по аспектам деятельности коммерческих организаций, юридических и физических лиц, связанных с коммерческой деятельностью, информации об адресах, транспорте, условиях конкретных коммерческих сделок и другой информации. Аналитическая часть работы направлена на прогнозирование развития событий и создание условий упреждающих действий в отношении конкурентов или нежелательного развития ситуаций. Методы работы в коммерческой разведке аналогичны методам любой другой разведки, но с условием законодательных ограничений по их применению организациями, не являющимися государственными службами безопасности.

В качестве примера применения информационно-аналитической работы в коммерческой разведке мы можем привести только учебные примеры, так как реально проделанная работа в этом направлении является коммерческой тайной. В качестве же учебного примера можно рассмотреть выполнение задания для самостоятельной работы студентами направления подготовки «Торговое дело» профиля «Коммерция» Омского государственного университета путей сообщения при изучении дисциплины «Основы информационно-аналитической работы». Студентам была поставлена задача информационно-аналитического обеспечения возможного коммерческого стартапа в городе Омске.

Для решения этой задачи студенты должны выполнили следующие этапы работы.

1. Сбор предварительной информации о предмете исследований. Осуществлялся с использованием открытых источников информации, таких как интернет, рекламные публикации, открытые статистические источники информации и т.д.

2. Оценка надежности источников и достоверности, классификация и группировка информации.

3. Предварительный анализ по выявлению наиболее перспективного направления деятельности.

4. Сбор информации о состоянии дел в выбранном направлении деятельности из открытых источников. Выявление конкурентов.

5. Коммерческая разведка на торговых предприятиях возможных будущих конкурентов уже работающих на потребительском рынке города Омска с целью выявления конкурентных преимуществ и возможных достоинств и недостатков в конкретных предприятиях торговли. Методика разведки подразумевала работу звеньями по два-три человека в каждой торговой точке конкурентов, с целью дублирования запоминаемой информации. Чтобы не вызвать подозрений во время сбора информации в торговых точках им были поставлены следующие условия:

· не пользоваться записанными условиями задания на бумаге или электронной версией задания на мобильном телефоне;

· не рассказывать в торговой точке, что они являются студентами направления подготовки «Торговое дело» и выполняют здесь учебное задание;

· не пользоваться фотоаппаратом, мобильным телефоном, диктофоном и другими подобными устройствами, фиксирующими информацию.

При сборе информации студенты использовали визуальное наблюдение и персонал торговой точки в качестве источника информации. При визуальном наблюдении оценивались:

· для внешнего окружения магазина – название и наружное оформление магазина, его адрес (район расположения в городе Омске), наличие удобных подъездных путей;

· для торгового зала – его оформление, примерная площадь, рациональность ее использования, применяемое оборудование, рациональность освещения, температурный режим;

· для оценки работы персонала – наличие продавцов, контролеров, охраны, кассиров, их количество, поведение во время работы;

· для оценки товара – ассортимент, цены, фирмы и страны-производители, оформление выставленного товара, наличие ценников, какая информация расположена на ценниках, есть ли описание товара, характеристики или реклама товара;

· для оценки услуг – есть ли дополнительные услуги в торговой точке, есть ли о них визуальная информация в торговом зале.

При работе с персоналом как источником информации студенты должны были сыграть роль неискушенного покупателя, и спровоцировать работников магазина на максимальную откровенность. В этом случае во время работы студенты оценивали:

· сразу ли подходит к покупателю продавец или продавец-консультант;

· как во время общения с покупателями ведет себя персонал магазина продавцы, продавцы консультанты, кассиры, охрана;

· компетентность и продавцов и продавцов-консультантов при ответах на вопросы покупателей;

· правдивость и объективность информации, полученной от продавцов и продавцов-консультантов при ответах на вопросы покупателей.

Сразу после выхода из торговой точки студенты фиксировали на бумаге полученную информацию.

6. По результатам коммерческой разведки проводилась обработка информации с последующим анализом. Все звенья объединялись в общую аналитическую группу и проводили совместный анализ, который включал в себя:

· выделение на карте города Омска посещенных торговых точек с указанием основных интересуемых показателей (цены, фирмы производители и т.д.);

· бальную оценку выявленных показателей в торговых точках;

· построение многоугольника конкурентоспособности по выявленным показателям. Эта схема представляет собой лепестковую диаграмму с расположенными по осям показателями конкурентоспособности. Единицами измерения служит балльная оценка показателей. По занимаемой общей площади построенного многоугольника можно судить о сравнительной конкурентоспособности торговой точки;

· объяснение и обоснование полученных результатов как во время коммерческой разведки, так и экономических и логистических аспектов, полученных в результате предварительного сбора информации;

· прогноз для стартапа по этому направлению.

При данной методике применения информационно-аналитической работы в коммерческой разведке мы сознательно опускаем проблемы логистики торговых точек в торговой зоне, стратегии вытеснения конкурентов и расчета экономических показателей, которые тоже являются частью этой работы, по той простой причине, что они уже достаточно хорошо изучены и полно освещены в научной и учебной литературе в отличие от алгоритма применения и особенностей информационно-аналитической работы. Следует лишь добавить, что алгоритм информационно-аналитической работы очень тесно увязан с формированием профессионального мышления коммерсанта и является одним из составных факторов успеха его коммерческой деятельности. Применение данного алгоритма работы находит применение не только в учебных целях и не только для прогнозирования возможностей будущего стартапа, но и в реальной коммерческой деятельности уже работающих предприятий торговли с целью повышения конкурентоспособности и выявления слабых и сильных мест торговых точек.

Шестая особенность информационно-аналитической работы в коммерческой деятельности заключается в том, что в качестве аспекта деятельности может быть рассмотрена сама коммерческая организация. В этом случае при оценке деятельности коммерческой организации будут справедливы принципы общего бизнес-анализа, аналогичные при его проведении в любой организации, занимающейся бизнесом.

Выводы

Таким образом, можно выделить следующие основные особенности применения информационно-аналитической работы в коммерческой деятельности:

1. Более узкая специализация по сравнению с бизнес-анализом.

2.Специфические особенности в области понятийного аппарата исследований.

3. Собственный оригинальный алгоритм применения.

4. Обеспечение потребностей информационной безопасности при защите коммерческой информации.

5. Обеспечение вопросов организации коммерческой разведки.

6. Возможность применения обычного бизнес-анализа при оценке деятельности коммерческой организации.

Выявленные особенности информационно-аналитической работы могут быть использованы в работе с информацией в коммерческих организациях, а также при обучении студентов экономических специальностей, связанных с коммерческой деятельностью.

[1] Паклин, Н.Б., Орешков, Е.И. (2013). Бизнес-аналитика: От данных к знаниям. СПб: Питер.