Особенности организации системы управления знаниями в научно-исследовательской организации

На сегодняшний день приобрели широкое распространение такие термины, как управление знаниями, интеллектуальный менеджмент, экономика знаний и информационная экономика. Учитывая то, что мы живём в информационном обществе и в эпоху бурно развивающихся информационных технологий, особенно актуальным стал вопрос о наиболее эффективном способе управления передачей знаний. Какой фактор является ключевым, какой механизм передачи знаний использовать и как организовать такую передачу в рамках научно-исследовательской организации – все это важные и не в полном объёме решенные вопросы.

В научно-исследовательском мире вопросы, связанные со знаниями, информацией и данными, являются предметом спора уже на протяжении многих веков. Это связано с тем, что в нашей стране, да и в мире в целом ещё нет хорошо проработанной нормативно-технической базы для решения вопросов об интеллектуальной собственности, авторских правах и т.п. Нет того самого института, который бы чётко определял, кто и когда первым сделал, то или иное открытие. Ведь нам известно немало фактов из истории, когда в разных странах, разными учёными были сделаны идентичные открытия, причём приблизительно в одно и то же время. Но также известны случаи, когда достижения науки являются секретными материалами и не подлежат огласке. До сих пор существуют секретные лаборатории и закрытые города и многие уже совершённые открытия ещё долго не будут известны широкому кругу людей.

Однако мы не будем углубляться в правовые аспекты регулирования знаний, а рассмотрим вопрос об особенностях организации системы управления знаниями в научно-исследовательской организации.

Для начала, необходимо определить, что отличает информацию и знания. Информацию мы получаем из различных источников, включая и человека, а знания получаются тогда, когда человек производит обработку получаемой информации, её анализ, используя при этом свой опыт и интеллект. Соответственно, чем больше опыта и чем выше интеллект у человека, тем основательнее, быстрее и качественнее он будет формировать знание. Однако если рассматривать вопрос о передаче знаний, то возникает проблема восприятия новых знаний. Если у человека есть цель принять знание, то он его усвоит, а что делать, если такой цели, да и желания нет? И как поступать в ситуациях, когда знания пытаются скрыть, или намеренно утаить, то есть не хотят ими делиться, а это необходимо для совместной работы? Ведь известны случаи, когда сотрудник не сообщает некоторые факты, известные лишь ему, только из-за того, что боится потерять авторитет, уважение, стать ненужным и неполезным, а иногда даже из-за страха лишиться работы.

Итак, рассмотрим различия между знаниями и информацией:

По мнению Друкера мы живём в информационном обществе, в котором основную роль играет знание. Знание является единственным имеющим значение ресурсом, а не ещё одним ресурсом того же порядка, что и традиционные факторы производства – труд, капитал и земля [1].

Тоффлер называет знание «мощнейшей силой и ключом к грядущему сдвигу власти, обращая особое внимание на превращение знания из дополнения к силе денег и силе мышц в их квинтэссенцию, что объясняет разгорающуюся по всему миру войну за контроль над информацией и средствами коммуникации» [2, С. 15], что подтверждается последними событиями в мире.

Куинн отмечает, что экономическая и производственная силы заключены в основном в интеллектуальной сфере [2, c. 15];

Роберт Рич считает, что конкурентное преимущество находится на той стороне, которая вооружена знаниями, достаточными для постановки задачи, её решения и получения из этого выгоды [2, С. 15].

Составим таблицу определений (таблица 1).

Таблица 1

Понятия «информация и знания»

№ п/п	Автор	Информация	Знания
1	Тони Бьюзен и др. [3, С. 178-179]	Это организованные определённым образом данные	Это использованная и обработанная информация, с помощью которой создано что-либо, обладающее ценностью
2	Нонака-Такеучи [2, c. 82]	1. Подразумевает значение и относительный смысл. 2. Необходимая среда, материал для извлечения или создания знания	1. Предполагает наличие мнения и убеждения. 2. Функция определенной позиции, точки зрения или намерения. 3. Подразумевает действие. 4. Подразумевает значение и относительный смысл
3	Друцке [2, С. 82]	Продукт, из которого возможно получить знание	Производное от информации или поддержанное ею убеждение
4	Кузнецов С.В. [4]	Отображенное знание и зарегистрированные состояния окружающей среды. Отображение знаний исполняется человеком средствами любой знаковой системы	Неформализуемое представление конкретного человека о явлениях и закономерностях окружающей среды, полученное в процессе приспособления к ней. В данном случае под окружающей средой понимается все, кроме сознания конкретного человека.

Проанализировав определения, можно утверждать, что информация и знания взаимозависимые категории, поскольку информация является потоком сообщений, а знания создаются из этого потока. И наоборот, когда необходима передача знаний, то формализованные знания выступают тем самым потоком информации. Поэтому и знание и информация зависят от ситуации и имеют относительный смысл, то есть они создаются динамично в процессе социального взаимодействия индивидуумов. Информация при этом для знания выступает средой сохранения и распространения. То есть, чтобы распространить знание ему необходимо придать форму информации, а из информации посредством интеллектуальной работы выделяется знание. Соответственно, мы можем считать информацию знанием тогда, когда с её помощью мы получаем представление о мире и сведения о том, как что-то делать и каким образом.

В организации, особенно научно-исследовательской, процесс создания знаний имеет высший приоритет, поскольку благодаря своим навыкам и опыту научные сотрудники создают организационные знания, т.е. способность организации, как единого целого, создавать и распространять новое знание по всей организации и воплощать его в научных трудах.

Понятие организационного знания всеобъемлюще. Оно подразумевает все виды знаний, существующие в организации. Классификация видов знаний организации представлена на рисунке 1.

Рис. 1. Виды знаний в организации

Здесь необходимо отметить, что к знаниям:

- специальным относятся: ноу-хау, исследования рынка конкретной продукции, специфические методы управления и прочее;

- общим – знания о способах производства продукции, о базовых отраслевых технологиях, универсальные принципы и прочее;

- технологическим – знания о технологиях создания продукта и прочее;

- маркетинговым – знания о группах потребителей и прочее;

- макроэкономическим – о внешнеэкономических тенденциях и прочее;

- индивидуальным – то, что знает один человек;

- групповым – когда группа людей формирует новую сущность со своей уникальной спецификой.

Виды знаний по предмету с точки зрения содержания и области применения приведены в таблице 2 [5].

Таблица 2

Содержание и области применения знаний, различных по предмету

Вид	Содержание	Область применения
Знаю что	Когнитивное знание, знание фактов, необходимых для выполнения той или иной работы	Эти знания нужны во многих ситуациях, но не всегда критичны
Знаю кто	Когнитивное знание, знания об отношениях, контактах, о том, кто обладает необходимыми умениями и возможностями, а также знаниями	Эти знания особенно важны в процессе сетевых взаимодействий
Знаю как	Продвинутые умения, знания о процессах, процедурах, методиках, инструментах, технологиях, которые используются в организациях	Эти знания позволяют выполнить задание, однако можно выполнить задание, но не иметь представления о процессе в целом
Знаю где	Знания о том, где можно найти необходимую информацию, а также с помощью каких поисковых средств можно это сделать	Применяются при работе с современными средствами поиска и обработки информации
Знаю почему	Системное понимание, знания о контексте деятельности отдельных работников и организации в целом знания о перспективах, факторах деятельности	Эти знания важны при реализации стратегических планов развития. Они позволяют установить зависимость между элементами и их влиянием на процессы, помогают установить, в какой момент наиболее целесообразно осуществлять те или иные действия или прекратить активность
Чувствую как и почему	Синтез и тренированная интуиция, знания, которые позволяют соединить два или более аспекта для получения нового эффекта	Эти знания генерируют и реализуют инновации, а также координируют работу в организации, направляя ее в русло высокой эффективности

Особый интерес представляют явные и неявные знания или формализованное и неформализованное знание. Рассмотрим подробнее эти два вида знаний. Тацитное (tacit knowledge) знание плохо поддаётся формализации и может существовать только с тем, кто обладает этим знанием, то есть индивидуумом или группой людей, поэтому его передача и использование ограничена владельцем данного знания. Данный вид знаний является основой индивидуальных действий и опыта. Он связан с интуицией, догадками, идеалами, ценностями, субъективным пониманием, испытываемыми эмоциями, предчувствиями, личными убеждениями, точкой зрения и мнения отдельно взятого индивидуума, а также интеллектуальными моделями, ноу-хау, умениями, технологическими навыками и компетенцией. Эксплицитное (explicit knowledge) знание может быть формализовано в виде слов и цифр. Оно может передаваться в формализованном виде на носителях и распространяться в виде отчётов, описания, модели, схемы, диаграммы, разного вида формул, проектов, документации, методов и методик, учебников, лекций, презентаций, положений, правил, стандартов, законов, гипотез и концепций.

Необходимо здесь отметить, что процесс создания нового знания можно представить как преобразование неформализованного в формализованное знание. Важнейшей частью управления знаниями выступают технологии распространения, адаптации, конвертации и использования неявных знаний, которые тесно связаны с людьми, которые знают что-то и имеют соответствующий опыт. Поэтому без формализации, позволяющей знаниям широко распространяться, неявные знания приносят мало пользы для организации. Явные знания можно хранить и передавать через всевозможные информационные системы и системы управления данными и знаниями. Таким образом, можно сделать вывод, что формализованные знания являются информацией, а наиболее актуальными становятся способы максимально эффективной обработки этой информации, её распространение и использование. Для того чтобы управлять знаниями организации их необходимо формализовать с помощью соответствующих информационных и телекоммуникационных технологий. К ним относятся хранилища знаний, базы данных, базы знаний, банки данных и всевозможные информационные и телекоммуникационные системы. Но развитие технологической составляющей в процессе управления знаниями не даст 100% эффекта, поскольку именно сотрудники организации формируют знания и придают им форму информации, которую впоследствии используют. Таким образом, они организуют обмен знаниями между собой. Помимо технологического и человеческого фактора управления знаниями, которые мы рассмотрели, существуют и другие. Их можно представить структурно в виде рисунка 2.

Рис.2. Классификация факторов управления знаниями

Также можно провести и классификацию школ в управлении знаниями. Опираясь на исследования профессора Г.И. Маринко [6, С. 45-65] и Майкла Эрла [6, С. 52] построим следующую классификацию, представленную на рисунке 3.

Рис.3. Классификация школ в управлении знанием относительно понимания и анализа

Проведя системный обзор различных моделей управления знаниями, мы получили «дерево» моделей (рис. 4).

Рис.4. «Дерево» моделей управления знаниями

Внедрение основ управления знаниями в научно-исследовательскую работу (НИР) имеет свои особенности и отличается от того, как это делается в производственной сфере. Среди основных сфер деятельности НИО можно выделить научную деятельность, производственную деятельность и систему управления.

В таблице 2 приведены основные особенности деятельности НИО в соответствии с перечисленными областями деятельности.

Таблица 2

Особенности организации СУЗ НИО

Научная деятельность	Производственная деятельность	Система управления
Трудность формализации процессов научных исследований	Производство уникального, не имеющего аналогов продукта (программное обеспечение)	Проектная система организации труда
Высокая степень зависимости проводимых научных исследований от личности исследователя	Непостоянство характеристик производимой наукоемкой продукции	Нематериальный характер основных ценностей НИУ
Отсутствие четкой взаимосвязи между вкладом исследователя и конечным продуктом	Широкое вовлечение заказчика на всех стадиях создания наукоемкой продукции (научно-исследовательские, опытно-конструкторские работы, производство, испытания, пуско-наладочные работы, проектирование, реализация, отладка, тестирование, апробация)	Сложная система взаимоотношений между подразделениями
Высокая доля риска при проведении НИР		Многоуровневая система документооборота
Высокая степень зависимости проводимых научных исследований от государственного финансирования
Научная деятельность, включающая элементы образовательной деятельности

Основным видом деятельности НИО является проведение НИР, которые подразделяются на фундаментальные и прикладные исследования. Для организации СУЗ необходимо документальное описание НИР, но именно процесс научных исследований практически невозможно формализовать и описать, так как он относится к неявным знаниям. И в самом деле, как можно описать процесс мыслительной деятельности человека? В то же время, в НИО очень велика зависимость проводимых научных исследований от личности исследователя.

Среди особенностей научной деятельности также следует отметить отсутствие четкой взаимосвязи между вкладом исследователя и конечным продуктом. И на самом деле, как установить степень участия сотрудников, работающих над одним проектом, в конечном результате научного исследования, например открытии новой гипотезы, или нового закона природы? Еще сложнее установить вклад обслуживающего и технического персонала в результатах научного исследования. СУЗ предполагает, что каждый сотрудник обладает индивидуальным знанием, которое должно впоследствии стать организационным.

Российская наука является чрезвычайно зависимой от государственного финансирования и от того, насколько государство будет выполнять свои обязательства по отношению к науке, будет зависеть эффективность и результативность проводимых НИР. Поэтому процессам научной деятельности присуща высокая степень зависимости проводимых исследований от объема и характера финансирования. Среди источников финансирования НИР во всем мире выступают крупные консорциумы, неправительственные и государственные фонды. Таким образом, жизнь заставляет российские НИО искать новые источники финансирования НИР, а это в свою очередь требует организации в НИО специальных отделов по НИР на внебюджетной основе.

Нельзя забывать и о такой составляющей как образовательная деятельность. Как правило, большинство НИО входят в состав образовательных учреждений, имеют в своем составе обучающие кафедры или лаборатории или научные сотрудники ведут преподавательскую деятельность в высших учебных заведениях. Таким образом, при разработке СУЗ научной деятельности, необходимо рассматривать также и образовательную составляющую, при описании которой необходимо учитывать мировой опыт, накопленный учебными заведениями.

В производственной деятельности также имеется ряд особенностей, которые должны быть учтены. Как правило, в составе НИО имеется собственное опытное производство, на базе которого выпускаются уникальные продукты. Как раз в области производства наукоемкой продукции может быть использован опыт внедрения СУЗ в производственных организациях. Следующей особенностью является широкая вовлеченность заказчика в процесс создания наукоемкой продукции. Эта вовлеченность начинается с этапа НИР и продолжается вплоть до этапа внедрения и тестирования продукта.

Последней сферой деятельности НИО, которую бы хотелось рассмотреть, является существующая система управления (СУ). Основной особенностью СУ является проектная форма организации труда, поскольку научная деятельность предполагает ограничения по времени, которые имеют чётко выраженное начало и завершение.

Второй особенностью СУ является нематериальный характер основных ценностей НИО, то есть людские и информационные ресурсы. Эффективное управление информационными ресурсами, накопленными знаниями и персоналом становятся первоочередными и приоритетными задачами высшего руководства НИО. Квалификацию сотрудников необходимо постоянно повышать и делать это на плановой основе. Менеджмент знаний должен включать идентификацию знаний и информации, их эффективном использовании, хранении и защите.

Следующей особенностей является сложная система взаимоотношений между структурными подразделениями НИО. На практике это проявляется в некоторой обособленности подразделений друг от друга. Основным фактором, определяющим такую обособленность, является финансовая независимость подразделений как друг от друга, так и от администрации. Естественно это обстоятельство не способствует созданию единого духа и целей всей организации и поэтому руководству НИО следует уделить первостепенное внимание этому обстоятельству при разработке СУЗ.

Последней особенностью СУ, является многоуровневая система документации. Многоуровневость подразумевает наличие различных уровней системы документооборота. Верхним уровнем системы документооборота являются документы, действующие в рамках всей НИО, во всех структурных подразделениях. Следующим уровнем, является документация, действующая в рамках отдельных подразделений. Эти документы описывают специфические виды деятельности. И, наконец, существует третий уровень – документация, действующая в рамках нескольких подразделений, которая описывает сквозной процесс. В соответствии со спецификой документации НИО, необходимо разрабатывать и систему документации.

Учитывая все особенности НИО, и обобщив имеющейся опыт внедрения СУЗ, нами предлагается следующая модель СУЗ НИО (рисунок 5), где управление знаниями рассматривается как совокупность стратегий и процессов по выявлению, приобретению, распространению, использованию, контролю и обмену знаниями, необходимыми для обеспечения конкурентоспособности НИО.

Управление знаниями не ограничивается представленными на рисунке 5 ключевыми процессами. Помимо них должны быть налажены: процесс защиты знаний, предотвращающий незаконную «утечку» интеллектуальной собственности за пределы НИО; процесс обновления и развития знаний, предусматривающий превращение их из скрытых индивидуальных в «явные» и доступные для научных сотрудников НИО; процесс интеграции накопленных знаний с приобретаемыми или обновляемыми для более эффективного использования их, а также многие другие.

Основой управления знаниями в любой организации является процесс формирования знаний. Он заключается в выявлении источников информации, изучение, структурирование и преобразование информации в знания, а также их воспроизведение. Поэтому необходимо определить основные источники знаний. Первым и основным источником знаний являются сотрудники компании. При этом большое значение имеет стремление сотрудников к развитию и самосовершенствованию, а также поддержка этих стремлений менеджментом компании. Вторым источником знаний выступает сама НИО. В ее пределах формируются так называемые организационные знания — база, которая охватывает как индивидуальную, так и коллективную часть знаний. К организационным знаниям относятся ценностные представления, культура, память о прошлом, способность воспроизведения и сопоставления информации. Третьим источником знаний являются компьютерные системы, которые накапливают, хранят, используют знания, а также обеспечивают эффективную коммуникацию. В настоящее время компьютерные системы, в том числе Интернет и Интранет, стали просто необходимым условием работы любой НИО. Тем более что каждый научный сотрудник, как правило, работает по нескольким направлениям одновременно и выполняет несколько заданий, а информации, необходимой для работы, очень много, и она постоянно изменяется.

Рис.5. СУЗ НИО на примере Оренбургского филиала Института экономики УрО РАН

Наиболее эффективным способом распространения информации и приобретенных знаний является систематический обмен ими, но его реализация задача не из простых. Как правило, учёные не хотят делиться имеющимися знаниями, боясь утратить свой статус, уважение, влияние, а в некоторых случаях и работу. Для того чтобы убедить людей поделиться этим ценным капиталом, следует, наряду с материальными и моральными стимулами, сформировать соответствующую культуру знаний, которая подразумевает полное изменение структуры и философии бизнеса, самой роли работника в компании. Поэтому очень важно выбрать правильный подход к внедрению.

Прежде всего, необходимо установить четкие цели перед научными сотрудниками НИО и вознаграждать персонал за их достижение. Такая привязка к целям, которых работники не могут достичь поодиночке, заставляет их объединяться, совместно искать новые знания и обмениваться ими. Кроме того, вознаграждаться должны также те сотрудники, которые сделали собственные знания доступными для всех сотрудников компании.

Полезным также является проведение разнообразных конкурсов проектов между инициативными группами научных сотрудников по изучению интересующих НИО проблем. Но при последующих конкурсах необходимо переформировывать группы, чтобы знания передавались от одного сотрудника к другому. Такие мероприятия развивают творческий потенциал людей, формируют в НИО среду автономии и демократии, в которой персонал может свободно выражать свое мнение и делиться знаниями. Необходимо поощрять сотрудников к повторному исследованию уже изученных тем. Это помогает наладить систему обмена идеями, обеспечивает более глубокое понимание проблем, возникающих перед компанией, и стимулирует поиск наилучших путей их решения.

Реализация этих мероприятий поможет сформировать нужную культуру знаний в организации. Но ее базовые принципы все же «закладываются» через стратегические цели, приоритеты НИО и стратегию управления знаниями.

Из наиболее популярных и широко применяемых сегодня стратегий управления знаниями для НИО подходят:

- стратегия управления интеллектуальным капиталом предполагает, что все общеорганизационные знания и СУ ими направлены исключительно на создание, поддержание и развитие интеллектуальных активов — патентов, технологий, ноу-хау и т.д.;

- стратегия формирования знаний предусматривает углубление накопленных и генерирование принципиально новых знаний (проведение НИР, внедрение инновационных решений и непрерывное их усовершенствование), способствующих повышению конкурентоспособности компании;

- стратегия обмена знаниями особое внимание сосредотачивает на систематическом обмене знаниями — получении, структурировании, хранении, использовании их с целью четкого и своевременного распределения между научными сотрудниками и инициативными группами.

Существует множество тактических подходов к реализации представленных выше стратегий. Наиболее распространенными и действенными являются: внедрение информационных систем, развитие персонала, создание интеллектуального капитала, к тому же эти подходы могут быть реализованы как по отдельности, так и одновременно.

До сих пор не существует единой системы оценки эффективности СУЗ. В качестве показателя эффективности знаний можно рассматривать:

- количество патентов, зарегистрированных прав интеллектуальной собственности и торговых марок;

- через уровень удовлетворения потребностей клиента, финансовые показатели, эффективность процессов;

- как достижение определённых целей, таких как организация между сотрудниками обмена знаниями, которые используются для оптимизации внутренних процессов, осуществление постоянного поиска информации о ранее не известных направлениях, определение не изученных тем и направлений и внедрение информационных и телекоммуникационных технологии;

- сформированную культуру знаний, внедрение процессов управления знаниями, информационных и телекоммуникационных технологии и взаимодействие всех вышеперечисленных элементов обеспечивает результат — качественно новый уровень организации выполнения НИР.

Управление знаниями в Оренбургском филиале Института экономики УрО РАН организовано по выше описанным принципам с учётом особенностей внедрения СУЗ НИО с использованием информационных и телекоммуникационных технологий (локальная вычислительная сеть, сайт) и в соответствии с представленной на рисунке 5 моделью.