Концептуальные подходы к формированию информационного пространства предприятия

Важной составляющей современного бизнеса является информационное обеспечение, которое состоит в сборе и переработке целого массива экономических данных, необходимых для принятия обоснованных управленческих решений. Передача информации о положении и результатах деятельности руководству предприятия и взаимный обмен данными между всеми его подразделениями осуществляются на базе современных средств коммуникации.

Практика информатизации отечественных предприятий показывает, что для обеспечения управленческого персонала достоверными и оперативными данными они в первую очередь обращаются к автоматизации бухгалтерского учета. В немалой степени массовому производству компьютерных программ бухгалтерского учета способствует довольно хорошая формализация и высокая трудоемкость учетных операций. Современные программные средства обеспечивают необходимые процедуры преобразования учетной информации, документирование в электронном виде хозяйственных операций, обобщение учетных данных и формирование учетных регистров, подготовку бухгалтерской и другой внешней финансовой отчетности.

Вместе с тем, обозначенный массив информации при всей ее ценности отражает лишь часть общей картины состояния и положения предприятия на рынке. Формируемые в рамках учетной системы информации отчеты, как правило, отвечают потребностям лишь отдельных пользователей, не всегда представляются руководству оперативно, могут носить противоречивый характер. В то же время необходимость постоянного выбора и принятия адекватных ситуации управленческих решений требует постоянного присутствия у руководства предприятия развернутой картины результативности его деятельности и возможных перспектив развития.

Исследование опыта информатизации предприятий показывает, что после оснащения необходимым оборудованием какого-либо участка учетной работы его данные активно используются для решения аналитических и многих других задач управления. Однако на предприятиях республики наиболее распространенной остается частичная автоматизация, охватывающая в основном лишь отдельные участки учета. Подобная практика не создает той базы, на которой можно обеспечить полноценные условия для эффективного управления предприятием.

В этой связи наряду с разработкой и автоматизацией отдельных видов системы учетной информации предприятиям целесообразно вести работу в направлении формирования единого информационного пространства, составными частями которого станут информационное учетное пространство (данные бухгалтерского, финансового, налогового, управленческого учета), системы аналитической информации и бюджетирования. С помощью современных аппаратно-программных средств данные учета могут быть объединены с управленческой информационной средой предприятия, из которой по запросам пользователей создаются формируемые и воспринимаемые области информационного пространства для составления финансовой отчетности, проведения аналитической, аудиторской, плановой и др. видов управленческой деятельности.

Интеграция учетной и аналитической системы, способной быстро обрабатывать и наглядно представлять накопленные предприятием учетные данные в удобном для анализа виде, открывает широкие возможности оперативного и разностороннего исследования бизнеса: проведения сравнительного анализа товарных групп, потребительских сегментов, каналов сбыта, поставщиков, видов деятельности, параметров сделок и т.д. Причем грамотно поставленная аналитическая система должна помогать не только решать задачи оперативного управления, но и достигать стратегических целей, которые ставит руководство предприятия.

Внедрение системы бюджетирования направлено, прежде всего, на повышение эффективности управления материальными и финансовыми ресурсами, расширение рамок экономической оценки возможных последствий принятия тех или иных управленческих решений. Бюджетирование помогает оптимизировать финансовые потоки, заранее определять потребность во внешнем финансировании, выделять сферы ответственности и распределять функции финансового управления между руководителями подразделений. Поэтому на предприятии следует рассматривать два направления бюджетирования:

‑ основной бюджет, который представляет собой систему комплексного бюджетного планирования всей деятельности предприятия;

‑ бюджеты структурных подразделений и консолидированные бюджеты, состав которых зависит от организационной структуры предприятия.

Одна из основных сложностей, с которой сталкиваются предприятия при внедрении систем анализа и бюджетирования – отсутствие стандартных аналитической и бюджетной форм. Подобные формы важно разработать таким образом, чтобы они, с одной стороны, были удобными и информативными, а с другой – не очень громоздкими. Как правило, с первого раза создать формы, способные удовлетворить всех, кто с ними работает, не удается. Требуется несколько итераций, прежде чем будет выбран удобный формат. В этой связи руководству предприятия необходимо ясно определить цели и принципы организации информационных связей в рамках единого информационного пространства, направления реализации прямых и обратных связей для пользователей разных категорий и уровней, обозначить круг первичной документации, которая станет поставщиком данных для составления аналитических таблиц и бюджетов, выявить взаимосвязь показателей во всех аналитических и бюджетных формах и четко организовать документооборот в процессе планирования. Эти требования обусловлены как необходимостью комплексной информационной интеграции, так и возможностями ее компьютерного обеспечения.