Методы исправления расхождений в учёте товара у фирм-дистрибьюторов

Основными партнерами, взаимодействующими в рамках системы дистрибуции товаров с головной фирмой-дистрибьютором, являются банки и другие финансовые организации, производители товара, конкурирующие предприятия, транспортные организации, органы государственной власти и местного самоуправления, оптовые распределительные склады, логистические агенты, региональные филиалы и торговые представительства, предприятия и сети розничной торговли, конечные потребители. В подобной системе возможны самые различные расхождения при проведении учётно-хозяйственных операций, в том числе между:

‑ фактическим количеством отправленного (полученного) товара и сопроводительными документами;

‑ фактическим количеством отправленного (полученного) товара и информацией в базе данных отправителя (получателя);

‑ сопроводительными документами и данными об операции в информационной системе отправителя (получателя);

‑ сопроводительными документами на товар и фактической суммой оплаты;

‑ фактической суммой оплаты и данными об оплате в информационной системе отправителя (получателя);

‑ информацией об операции в нескольких базах данных одного предприятия;

‑ данными об операции в информационных системах отправителя и получателя.

Как правило, эти расхождения вызваны ошибками персонала, сбоями техники и недоработками технологии. Рассмотрим поведение системы в случае возникновения расхождений между количеством отправленного товара и данными в складской компьютерной системе учёта товара оптового распределительного склада. Для простоты изложения будем считать, что сопроводительные документы соответствуют данным складской и прочих информационных систем, использующихся для учёта товара.

Под оптовым распределительным складом понимается склад, снабжающий товаропроводящие сети. Как правило, головное предприятие использует распределительные склады для формирования и перераспределения складских запасов фирмы, что позволяет осуществлять бесперебойное снабжение региональных филиалов дистрибьютора и сетей розничной торговли, а также оказывать существенное влияние на рыночную конъюнктуру. На рис. 1 приведена одна из возможных схем построения распределительного склада фирмы-дистрибьютора. В качестве элементов «Склад 1» ... «Склад n», предназначенных для хранения товаров и набора заказов, распределительным складом могут использоваться как собственные складские площади, так и склады логистических агентов (фирм, предоставляющих услуги по хранению, переработке и доставке товара).

Рис. 1. Типичная схема оптового распределительного склада

Получатель заказа, сверив товар с сопроводительными документами, может обнаружить несоответствия следующих типов:

Недостачу или отсутствие некоторых наименований товара, указанных в сопроводительных документах.

Излишек некоторых наименований товара, указанных в сопроводительных документах.

Присутствие товаров, не указанных в сопроводительных документах.

Замену товаров, указанных в сопроводительных документах, другими товарами, сходными по наименованию или внешнему виду упаковки (такой тип расхождений называют «пересортицей»).

Несоответствие количества товара, связанное с неправильным определением торговой единицы. Торговая единица может являться первичной упаковкой товара (например, пачка сигарет), совокупностью нескольких первичных упаковок или промежуточной упаковкой товара (например, блок из 20 пачек сигарет), заводским коробом (например, состоящим из 10 блоков) или паллетой, состоящей из нескольких заводских коробов. В связи с этим при наборе заказа на складе могут быть допущены ошибки (например, вместо 5 блоков с сигаретами могут быть отпущены 5 пачек или 5 заводских коробок).

Несоответствие качества товара данным, указанным в сопроводительных документах (например, несоответствие сроков годности для товаров, имеющих срок годности).

Обнаружив подобные несоответствия, получатель направляет претензию на распределительный склад. При этом получатель может возвратить лишний товар, потребовать довоза недостающего товара или изменения суммы оплаты в соответствии с фактически полученным количеством товара.

Получатель заказа вполне может ошибаться, причём практика показывает, что поступает больше претензий на недостачу товара в заказе при равной вероятности ошибки в ту и в другую сторону. Поэтому на распределительном складе проводится разбор претензии получателя заказа. Для принятия решения об удовлетворении претензии может быть проведена инвентаризация товара на складе. Однако существует ряд ситуаций, когда инвентаризация не может дать чёткого ответа на вопрос о справедливости претензии, например:

а) при наборе данного товара в различные заказы произошло несколько ошибок, а претензии по части ошибок не поступили или претензионная группа не учитывает их взаимного влияния на величину существующих расхождений в складском учёте;

б) претензионная группа при разборе претензии не учитывает исправления, произошедшие в учёте товара (списания недостач и приём излишков);

в) величина расхождения ниже точности учёта данного товара. Например, поставщик для снижения собственных затрат наполняет коробки с мелким дешёвым товаром на вес, что может приводить к расхождениям до ±1% от количества, указанного на заводской коробке. Точный приём такого товара не имеет смысла, поэтому на складе всегда имеется некоторое расхождение в количественном учёте подобного товара.

В таких ситуациях решение по претензии клиента может зависеть от действующего законодательства (см. например, закон «О защите прав потребителей»), заключённого с клиентом договора, технологии разбора претензий, стоимости спорного товара, заинтересованности фирмы в конкретном клиенте и т.д.

Если принято решение об удовлетворении требований клиента, то необходимо осуществить следующие исправительные проводки:

Вариант 1 (для несоответствий 1-го типа). При нехватке товара в заказе необходимо провести исправительные проводки по исходному документу, возвращающие товар в базе данных от клиента на склады, где набирался заказ. Товар должен возвращаться, прежде всего, на те склады, где имеются фактические излишки. В результате наличие в базах данных товара на складах, с которых проведена исходная отправка товара, должно увеличиться. Если на соответствующих складах на момент проведения исправлений фактически не было излишков, то после этой операции на них возникнет недостача. Если излишки были приняты в базу ранее, то по операции приёма излишков должны быть выполнены исправительные проводки. После этого сумма оплаты за заказ будет соответствовать фактически полученному товару.

В случае принятия решения о довозе товара получателю (отправке недостающего товара) после выполнения этих проводок в базах могут быть созданы расходные документы на довоз товара клиенту. Однако может оказаться, что ранее принятые излишки уже распроданы, тогда получателю придётся ждать поступления на склад следующей партии товара.

Вариант 2 (для несоответствий 2-го и 3-го типа). При получении клиентом лишнего товара необходимо провести исправительные проводки по исходному документу, перемещающие товар по базе от склада к получателю. При этом товар должен расходоваться в первую очередь с тех складов, где существует недостача, и происходил набор заказа. Если недостача с некоторых складов была списана ранее, то перед исправлением исходного документа необходимо провести исправительные проводки по соответствующим операциям списания недостачи. Если недостача в складской и торговой программах отсутствует и не списывалась ранее, значит, получателю были направлены не принятые в своё время излишки. Поэтому для проведения исправительных проводок эти излишки необходимо принять в базы данных. В случае возврата получателем излишков товара из заказа перед проведением указанных выше проводок необходимо зафиксировать данный факт в базах данных.

В случаях, когда в одном заказе обнаружено несколько несоответствий 1-го, 2-го, 3-го и/или 4-го типа, описанные выше проводки применяются комбинированно. Например, для исправления пересортицы (несоответствия 4-го типа) по отсутствующим товарам проводятся исправительные проводки, описанные в варианте 1, а по лишним — проводки, описанные в варианте 2.

В случае выявления клиентом расхождений, связанных с ошибочным определением торговой единицы (несоответствие 5-го типа), приведшим к дроблению торговой единицы, внесение исправлений может осуществляться путём введения в ассортимент новой номенклатурной позиции (нового кода), соответствующей наименьшей дробной части товара, и перевода раздробленного товара со старого на новый код. Например, если клиент заказал 127 блоков с сигаретами по 20 упаковок в каждом, а получил 127 упаковок с сигаретами, что эквивалентно 6,35 блокам, то для устранения расхождений вводится новый код, соответствующий одной упаковке, т. е. 1/20 блока.

Однако указанный вариант нежелателен, поскольку наличие на складе товаров, различающихся количеством первичных упаковок, ещё больше провоцирует работников склада на совершение ошибок. Альтернативным вариантом исправления таких расхождений может быть возврат клиентом раздробленного товара, довоз клиенту недостающей дробной части товара или списание раздробленного товара как повреждённого по вине материально ответственного работника склада (если виновных лиц невозможно определить, то в пределах норм естественной убыли потери относятся на издержки производства, а сверх норм и при отсутствии норм — на финансовые результаты).

При выявлении клиентом несоответствия 6-го типа (несоответствия качества товара данным, указанным в сопроводительных документах) товар может быть возвращён на оптовый распределительный склад, могут быть изменены цены на этот товар либо по договорённости сторон товар может быть утилизирован клиентом за счёт отправителя.

В случае возврата товара в базах данных оформляется его приход, а затем, в случае негодности товара, он списывается. Во втором случае по первичному документу оформляются исправительные проводки, изменяющие стоимость тех товаров в заказе, качество которых не соответствует сопроводительным документам. В случае утилизации некачественного товара исходная операция по продаже товара преобразуется в операцию по списанию и утилизации товара за счёт оптового распределительного склада.

Рассмотренные методы устранения расхождений в учёте товара могут применяться не только оптовыми распределительными складами, но и любыми другими элементами описанной выше системы дистрибуции товаров. Кроме того, рассмотренные способы устранения расхождений в учёте товара являются универсальными по отношению к другим возможным расхождениям в учёте операций. Это означает, что они могут применяться в том числе и тогда, когда помимо расхождений между количеством отправленного товара и данными в складской компьютерной системе учёта товара имеются и другие расхождения, например, расхождения между данными об этой операции в разных информационных системах.