Информационное обеспечение системы контроллинга на промышленном предприятии

Исходя из главной, теоретической посылки о том, что контроллинг – это процесс управления управленческими намерениями и действиями, он представляет собой один из лучших систематизаторов потоков информации о ходе бизнес-процессов на предприятии, который координирует принятие управленческих решений. Контроллинг – это инструмент менеджмента, который пронизывает все уровни управления промышленным предприятием, и для достижения результата все они должны работать интегрированно [5, 6].

Информационные системы на предприятии

Повышение эффективности менеджмента зависит от того, насколько эффективно менеджеры понимают и используют возможности контроллинга. На практике топ-менеджеры промышленных предприятий сталкиваются с масштабными потоками информации. Большое количество информации зачастую «подавляет» менеджера, скрывает наиболее значимую информацию. Если менеджер умело использует информационную систему предприятия, то он может осуществлять целенаправленный отбор информации, например, о положении на предприятии или о ситуации на рынках.

Руководитель получает оперативный доступ к данным из внутренних и внешних источников, а также к информации по производственным и финансово-экономическим вопросам. Информация обрабатывается и отображается в таком виде, чтобы представить данные о предприятии в специфическом ракурсе должностных интересов конкретного менеджера, что позволяет ему принимать быстрые и адекватные решения на объективной основе [1].

Современное развитие корпоративных информационных систем характеризуется возросшими требованиями к ним со стороны бизнеса. На первый план выходят требования к системам информационного менеджмента, способным видоизменять и адаптировать информационные системы предприятий синхронно с изменениями в бизнесе.

Основная роль информационных систем на предприятии состоит в информационном обеспечении его подразделений в целях повышения эффективности бизнеса, которое заключается в предоставлении информационных сервисов (ИТ-сервисов) заданного качества подразделениям предприятия. Набор необходимых предприятию ИТ-сервисов индивидуален и в значительной степени зависит от отрасли, размеров предприятия, уровня автоматизации, квалификации персонала, стратегии развития и т. п.

Корпоративные ИТ-сервисы можно разделить на три большие группы: поддержка ИТ-инфраструктуры, поддержка бизнес-приложений, поддержка пользователей. В общем случае ИТ-сервис характеризуется следующими параметрами [7].

Параметры корпоративных ИТ-сервисов

Функциональность определяет решаемую задачу (информатизацию бизнес-операции, бизнес-функции, бизнес-процесса) и предметную область ее применения.

Надежность определяется средним временем наработки ИТ-сервиса на отказ, т. е. средним периодом времени между двумя сбоями в предоставлении сервиса.

Производительность характеризуется способностью информационной системы соответствовать требованиям своевременности. Для различных ИТ-сервисов показателями производительности могут быть время реакции (время выполнения транзакции) или пропускная способность системы.

Конфиденциальность определяет вероятность несанкционированного доступа к данным и/или их несанкционированное изменение. Количественные измерения данного показателя не проводятся. Вместо этого, обеспечивающие ИТ-сервис информационные системы классифицируются по степени конфиденциальности. Принадлежность к тому или иному классу подтверждается независимой сертификацией.

Масштабность характеризует объем и сложность работ по поддержке ИТ-сервиса. Единого измерителя масштаба не существует, к его показателям относят число рабочих мест, количество удаленных сайтов, сложность используемых приложений и т. п.

Затраты – стоимость всей совокупности ресурсов, вовлеченных в сопровождение ИТ-сервиса, а также потерь от его простоев. Данный показатель включает стоимость оборудования, программного обеспечения, используемых каналов связи и кабельной системы, внешних услуг, заработную плату сотрудников и др.

При рассмотрении структуры типовых информационных систем предприятия можно выделить 5 основных модулей, которые присутствуют в любой информационной системе: финансово-экономическое управление, бухгалтерия и кадры, склад, производство, сбыт. При этом только единичные системы имеют встроенный модуль контроллинга.

Известные сегодня системы информационного обеспечения принятия решений замкнуты на информатизации процессов и лишены способности их координировать снизу-доверху и сверху-вниз [2].

Таким образом, одной из наиболее актуальных и перспективных тенденций в развитии контроллинга является формирование на предприятии информационной системы, удовлетворяющей условиям и потребностям контроллинга. Контроллинг дает системное представление о состоянии бизнеса и путях его развития в соответствии со стратегической целью – обеспечить баланс триады бизнеса: рост, развитие, прирост стоимости. Именно это свойство контроллинга отличает его от типовых систем информационного обеспечения функциональных потребностей топ-менеджеров.

Организация системы контроллинга процессов

Очевидно, что организация контроллинга бизнес-процессов с использованием информационных технологий наиболее эффективна, поскольку позволяет собирать и обрабатывать в автоматическом режиме большое количество ключевых показателей результативности и эффективности. При этом возможны два подхода к организации системы контроллинга процессов:

1) встраивание функционала контроллинга бизнес-процессов в систему управления предприятием;

2) использование специализированных систем контроллинга бизнес-процессов и их интеграция с автоматизированными системами управления предприятием. К системам второго рода относится, в частности, Process Performance Manager (PPM) компании IDS Scheer AG.

Решение о выборе конкретного варианта обычно принимают исходя из соотношения «функциональность/качество/стоимость». При этом необходимо отметить, что специализированные системы имеют более совершенные механизмы контроллинга процессов. С их помощью становится возможным систематизировать многочисленные разнородные характеристики процессов.

Помимо этого, можно собирать данные о процессах, протекающих в различных информационных системах (ERP, CRM, SCM и др.) посредством специальных агентов – адаптеров, которые подключаются к системам и собирают в них необходимую информацию. Собранные данные интегрируются в базе данных системы контроллинга и впоследствии анализируются исходя из целевых значений ключевых показателей эффективности/результативности, заложенных в системе.

Функционал специализированных систем, предназначенных для организации контроллинга бизнес-процессов, содержит следующие блоки [3]:

XML-адаптеры (агенты) – обеспечивают сбор и преобразование данных из различных информационных систем;

Process Warehouse (база данных ключевых показателей) – обеспечивает накопление значений ключевых показателей результативности и/или эффективности;

Frontend (блок анализа) – обеспечивает возможность анализировать показатели результативности/эффективности бизнес-процессов;

Report (отчеты) – позволяет создавать различные аналитические отчеты по запросам пользователей.

Системы контроллинга можно использовать в качестве надстройки к любым системам, где автоматизированы потоки работ и выполняются транзакции. Такие системы представляют собой открытые инструментальные средства, поскольку бизнес-процессы часто охватывают целый ряд информационных систем предприятий компании. Таким образом системы контроллинга поддерживают интеграцию с самым широким спектром информационных систем, включая ERP-системы, системы класса workflow, SCM- и CRM-системы, а также приложения собственной разработки.

Принципиальное отличие специализированных систем контроллинга заключается в том, что они позволяют анализировать бизнес-процесс с цепочками процессов, простирающимися по разным информационным системам, или иначе говоря, создавать единый взгляд на бизнес-процесс, в рамках которого используется несколько различных информационных систем.

Возможности информационной системы предприятия

Для обеспечения эффективности контроллинга бизнес-процессов на промышленном предприятии используемая информационная система должна обладать следующими возможностями:

− собирать и накапливать данные из различных информационных систем предприятия;

− проводить оценку эффективности бизнес-процессов на основе ключевых показателей результативности;

− анализировать показатели процессов при помощи встроенных специализированных статистических инструментов;

− отображать историю ключевых показателей бизнес-процессов, проводить сравнение с предыдущими периодами;

− анализировать ключевые показатели с различных точек зрения, используя перенастраиваемые фильтры;

− поддерживать планирование ключевых показателей результативности и эффективности бизнес-процессов;

− автоматически запускать аварийные предупреждения, если значения ключевых показателей существенно отклоняются от запланированных;

− объединять различные измеряемые параметры для поиска источников отклонений;

− быстро преобразовывать перечень ключевых показателей в различные отчеты.

Выводы

Задачи контроллинга бизнес-процессов наиболее эффективно решаются с использованием автоматизированных систем. Это связано с тем, что такие системы в любой момент времени содержат наиболее точные данные о процессах, тогда как при решении подобных задач без ИТ-систем используется большое количество экспертных оценок, вносящих искажения и требующих значительных временных затрат.

Потребность в повышении качества управления, в обеспечении соответствия информационных потоков реальным бизнес-процессам, в ускорении документооборота и подготовки принятия управленческих решений является основой для развития современных информационных систем, и в частности, для информационного обеспечения системы контроллинга на промышленном предприятии.