Создание проектного офиса строительной организации

Под проектным офисом понимают функциональное подразделение организации, укомплектованное постоянными сотрудниками и отвечающее за внедрение и применение в организациях проектного (проектно ориентированного) управления. Проектный офис призван осуществлять обеспечение количественных и качественных аспектов проектного управления. Создание проектного офиса (ПрО) является сложным и трудоемким процессом. Речь идет о внедрении в существующую (материнскую) организацию принципиально нового структурного подразделения, несущего новую (отличную от принятой в компании) проектную культуру, новую идеологию, новые методы и техники работы.

Создание ПрО следует рассматривать как один из важных шагов перехода организации на системное проектное управление. В нем сосредотачиваются основные функции проектного управления. ПрО должен обеспечивать единство подходов к управлению проектами и, соответственно, успешность реализации этих проектов.

ПрО обычно действуют на уровне компании в целом, обеспечивая ее соответствующей политикой, методами и процедурами. ПрО не занимается непосредственно управлением конкретными проектами, хотя подобные функции могут быть на него возложены [1].

Процесс создания проектного офиса

Создание ПрО в организации, тем более в строительной, следует рассматривать как своеобразную управленческую революцию, как улучшение деятельности организации прорывного характера (а не как мероприятие, направленное на некоторое совершенствование управления). ПрО, по определению, является сложной организационной системой, которую необходимо создавать по всем правилам общей теории менеджмента, теории организаций и организационного проектирования (Socio-Technical Systems Design).

Процесс создания ПрО включает 3 основных этапа:

1) обоснование необходимости создания ПрО и выбор модели ПрО конкретной организации;

2) проектирование ПрО;

3) внедрение ПрО.

Обоснование необходимости и целесообразности создания ПрО включает анализ и оценку состояния дел в организации с управлением проектами путем проведения опросов руководства и ведущих специалистов организации в области управления проектами. На этом этапе анализируются стратегии развития, стратегии роста организации, место проектов и использование системы проектного управления, видение и цели проектного офиса.

Далее, на основе анализа типологии ПрО, выбирается модель проектного офиса, отвечающая целям конкретной организации.

Проектирование проектного офиса

Проектирование ПрО является важнейшим этапом его создания, на котором определяются назначение, общие параметры ПрО и план проекта его создания и внедрения. Проектирование ПрО – это процесс, на выходе которого формируется пакет организационно-распорядительной документации, регламентирующей деятельность ПрО и взаимодействие его со структурными подразделениями материнской организации [2].

Внедрение ПрО – это внедрение проекта ПрО, внедрение организационной документации и регламентов, подбор и обучение персонала ПрО (в идеале его сертификация), разработка и утверждение плана работы ПрО и т.д.

Методические подходы к проектированию проектного офиса основываются на том положении, что ПрО создается как функциональная подсистема организации и на него распространяются методы и техники теории организационного проектирования.

Проектирование ПрО реализуется как процесс (см. рис. 1 выше), на входе которого «задокументированная» система менеджмента организации, а на выходе – пакет организационно-распорядительных документов, регламентирующих деятельность ПрО и его взаимосвязи с внутренними элементами материнской организации, а при необходимости – с элементами внешней среды организации – участниками проектов.

Рис. 1. Процесс проектирования проектного офиса

Ограничения при проектировании

При проектировании ПрО необходимо учитывать требования и ограничения, инициируемые материнской организацией:

– в области проектного управления – ПрО должен являться органом реализации общесистемной функции «Руководство проектами», включающей управление портфелями и программами, и работать в соответствии с требованиями стандарта организции (СО) по проектному управлению;

– в области менеджмента качества – функционирование ПрО должно осуществляться в соответствии с требованиями международных и национальных стандартов ГОСТ Р ИСО серии 9000;

– в области охраны труда – в соответствии с требованиями национального стандарта ГОСТ Р ИСО 12.0.006-2002, гармонизированного с международным стандартом OHSAS 18001:1999;

– в области охраны окружающей среды – в соответствии с требованиями национального стандарта ГОСТ Р ИСО 14001-2007, идентичного международному стандарту ИСО 14001:2004;

– в области автоматизации процессов управления проектами – в соответствии с требованиями современных программных продуктов типа Spider Project, Primavera и др.

Процесс проектирования ПрО включает [3]:

– разработку и обоснование технико-экономических параметров ПрО;

– разработку миссии, целей, функций и организационной структуры ПрО;

– разработку Положения о ПрО;

– разработку должностных инструкций персонала ПрО; 

– разработку паспортов процессов ПрО.

На рис. 2 (см. на с. 100) представлен алгоритм этого процесса.

Процесс создания и работы проектного офиса отличается от существующей практики тем, что вводятся новые инструменты временной и организационной координации (систем уведомлений о событиях в проекте), все процедуры управления проектами стандартизированы. От сотрудников организации ожидается приверженность к этим процессам (после соответствующего обучения персонала).

Рис. 2. Алгоритм проектирования ПрО

Оптимизация проектного управления

Приведенная схема создания проектного офиса строительной организации позволяет в конечном итоге решить следующие основные задачи, направленные на улучшение проектного управления:

– сокращение сроков выполнения проектов за счет устранения ограничений, связанных с одновременным выполнением многих проектов;

– организация и поддержание информационного обеспечения руководства данными о состоянии портфелей компании. ПрО с самого начала должен стать для руководителей всех уровней источником информации о состоянии портфелей проектов, отдельных проектов, ресурсов, активов и стратегических целей;

– отслеживание хода выполнения отдельных проектов и портфелей проектов и предоставление отчетов руководству компании;

– методическая поддержка в области управления проектами, где задачами ПрО должны быть экспертиза, пропаганда и поощрение применения этих методов;

– корректирующие действия, исключающие причины увеличения сроков выполнения проектов, которые должны преимущественно затрагивать организацию работ в масштабах всей компании, нежели по отдельным проектам;

– подготовка руководителей проектов. Здесь ПрО должен играть ведущую роль в создании стандартизированной, высококвалифицированной стратегии организации в обучении и подготовке руководителей и исполнителей проектов;

– маркетинг и коммуникации. В плане маркетинга ПрО должен постоянно пропагандировать свою полезность для организации и поощрять внутренних заказчиков. В области коммуникаций каждый потребитель должен иметь возможность получать информацию от ПрО в режиме онлайн и с помощью Интернета.