Использование коллективных знаний при реинжиниринге бизнес-процессов предприятия

Топ-менеджеры предприятий в большинстве случаев не могут заранее и однозначно определять полные содержательные информационные модели реинжиниринга бизнес-процессов, но они могут сформировать логические причинно-следственные связи бизнес-процессов, задающих основные направления реинжиниринга. Само формирование моделей реинжиниринга должно осуществляться на основе коллективных знаний, т.е. профессиональных сведений и креативных идей сотрудников предприятия.

Руководитель предприятия должен обеспечить формирование и выявление «коллективного знания», для раскрытия которого руководитель должен обеспечить признание права на индивидуальность, интеграцию индивидуальных различий и мобилизацию их в рамках общего видения, поддерживать баланс кооперации и конфронтации, текущей деятельности и обучения, власти лидера и автономии работников.

Для принятия верных решений по реинжинирингу бизнес-процессов необходим не просто учет мнений групп, влияющих на него, но и активное использование их в процесс управления. Важное значение имеет вовлечение имплицитных (неявных) знаний участников организации в процесс принятия решений. Эффективный процесс создания знаний в организации имеет следующие стадии [1]:

‑ обмен знаниями, прежде всего имплицитными, в рамках социализации;

‑ создание концепций (преобразование имплицитных знаний в эксплицитные ‑ явные) с помощью креативных методов;

‑ объяснение концепций (обоснование, проверка на соответствие количественным и качественным критериям);

‑ формирование архетипа (изложение концепта в сжатой форме, создание прототипа и т.д.);

‑ распространение знаний в организации.

В ходе принятия решения необходимо учесть все существенные мнения и позиции, имеющиеся на предприятии. Для решения этой задачи предлагается использовать формальные критические процедуры, например, в рамках Интранет-конференции. На рассмотрение работников предприятия необходимо представить такие характеристики проверяемого решения, как:

‑ степень его новизны, его схожесть с ранее принятыми решениями;

‑ цель принятия решения, его значение для предприятия с точки зрения затрат и результатов;

‑ сроки принятия и реализации решения;

‑ ответственную структуру;

‑ длительность влияния решения на организацию и степень его секретности.

Необходима также публикация поступивших замечаний и ответов на замечания. Участие в конференции может быть по желанию анонимным, аргумент должен быть более, чем убедительным. Применяются следующие варианты критики: трансцендентная (развитие альтернативных предложений и критериев проверки решения); имманентная (критика самого решения, его целесообразности для организации, реализуемости) и общая (критика на основании общепризнанных принципов).

Важным дополнением к критическим процедурам должна стать система анализа проектов и предложений, которая позволяла бы не упустить новые ценные идеи, отличающиеся от типичного для предприятия образа мысли и действия.

Фиксация сформированных решений по реинжинирингу бизнес-процессов должна осуществляться в базе знаний, включающей описание решенных предприятием задач, выполненных проектов, к которому в случае производственной необходимости может обратиться любой сотрудник. Происходит перенос индивидуального знания во внутри корпоративные системы и закрепление его в целях широкого использования другими сотрудниками в процессе моделирования бизнес-процессов. Это делает предприятие менее зависимым от присутствия в ней разных экспертов, обладающих большим опытом и знаниями.

Все информационные технологии совместной работы сотрудников предприятия (корпоративная система электронного общения; технологии баз данных коллективного доступа; технологии управления общим документооборотом; системы сетевого общения) должны эффективно функционировать на трех организационных уровнях:

1 уровень ‑ отделов и подразделений;

2. уровень ‑ интегрированной организации;

3 уровень ‑ расширенной организации (включает в себя все связи с внешним миром - партнерами, заказчиками, поставщиками услуг и пр.).

Таким образом, являясь по своей природе инновационным, реинжиниринг бизнес-процессов требует подходов, базирующихся на новой корпоративной культуре, в основе которой  должно быть общее видение проблемы и способов ее инновационного решения  как со стороны топ-менеджеров, руководителей других рангов, так и сотрудников, а также развитие креативности и свободного обмена знаниями.