Место внутреннего контроля в системе управления

Одним из важнейших элементов управления является внутренний контроль. Его цель состоит в том, чтобы выявить «слабые места» и ошибочные решения, своевременно исправить их и не допустить повторения. Внутреннему контролю подвергаются все участки и структурные подразделения хозяйствующего субъекта, он охватывает финансово-экономическую и производственную деятельность предприятия в целом.

Внутренний контроль организуется на средства хозяйствующего субъекта внутри предприятия по решению руководства для повышения эффективности управления. При этом полученная информация используется, как правило, управленческим персоналом.

Чтобы глубже понять сущность системы контроля как важной управленческой категории, раскрыть механизм функционирования выражаемых ею отношений, выявить особенности ее составляющих, необходимо классифицировать ее в соответствии с различными признаками.

Важнейший классификационный аспект внутреннего контроля – формальный. Выбор формы внутреннего контроля зависит от:

‑ сложности организационной структуры;

‑ правовой формы;

‑ видов и масштабов деятельности;

‑ целесообразности охвата контролем различных сторон деятельности;

‑ отношения руководства организации к контролю.

Одна из наиболее развитых форм внутреннего контроля – внутренний аудит. Он присущ крупным и некоторым средним организациям, для которых характерны:

‑ усложненная оргструктура;

‑ многочисленность филиалов, дочерних компаний;

‑ разнообразие видов деятельности и возможность их кооперирования;

‑ стремление органов управления получать достаточно объективную и независимую оценку действий менеджеров всех уровней управления.

Внутренний контроль целесообразно классифицировать по значимости субъектов проведения, которых можно распределить по следующим уровням:

1) собственники организации, осуществляющие контроль непосредственно или косвенно (c помощью независимых экспертов, в том числе внешних аудиторов);

2) рабочие, в силу производственной необходимости выполняющие контрольные функции (например, в отношении качества работы оборудования);

3) работники планово-диспетчерского, планово-экономического, кадрового отделов и т.п., осуществляющие контрольные функции для реализации служебных обязанностей (функций), которые непосредственно закреплены за ними;

4) административно-управленческий персонал; персонал, обслуживающий компьютерные системы; сотрудники отдела бухгалтерского учета, служб коммерческой и физической безопасности;

5) сотрудники отдела внутреннего аудита и члены ревизионной комиссии, отделов входного и технического контроля и т.п., в функциональные обязанности которых входит только осуществление контроля.

Внутренний контроль осуществляется на всех уровнях управления экономическим субъектом. В высшем звене он ведется через администрацию и аппарат главного контроллера, например, отдел внутреннего аудита. В среднем звене контроль осуществляется посредством финансовой, бухгалтерской, кадровой и др. служб, которые собирают и обрабатывают информацию, характеризующую фактические результаты деятельности за определенный период, выявляют отклонения и устанавливают причины. Таким образом, внутренний контроль имеет значение в выявлении и мобилизации резервов, способствует повышению эффективности и качества работы, выявлению причин и условий, способствующих образованию потерь.

Большинство специалистов сходятся во мнении, что все многообразие действий, осуществляемых для организации внутрихозяйственного контроля, условно можно сгруппировать в трех блоках:

1) надлежащая система бухгалтерского учета;

2) контрольная среда;

3) отдельные средства контроля.

Контрольная среда – это осведомленность и практические действия руководства экономического субъекта, направленные на установление и поддержание системы внутреннего контроля [7, п. 4.2]. Она включает:

‑ стиль и основные принципы управления данным экономическим субъектом;

‑ организационную структуру экономического субъекта;

‑ распределение ответственности и полномочий;

‑ осуществляемую кадровую политику;

‑ порядок подготовки бухгалтерской отчетности для внешних пользователей;

‑ порядок осуществления внутреннего управленческого учета и подготовки отчетности для внутренних целей;

‑ соответствие хозяйственной деятельности экономического субъекта в целом требованиям действующего законодательства.

Контрольная среда понимается также как общее отношение совета директоров и менеджмента к необходимости осуществления контроля в организации и предпринимаемые в этой связи действия [9]. Контрольная среда позволяет обеспечить необходимую структуру и предпосылки для достижения главных задач системы внутреннего контроля.

К наиболее распространенным средствам контроля относятся [4, с. 293]:

‑ распорядительные подписи на документах руководителя и (или) главного бухгалтера либо других уполномоченных лиц;

‑ внутренние и внешние сверки расчетов;

‑ встречные взаимопроверки бухгалтерских записей;

‑ проверка правильности осуществления документооборота;

‑ плановые и внезапные инвентаризации имущества и обязательств экономического субъекта в соответствии с установленным порядком;

‑ осуществление мер, направленных на ограничение несанкционированного доступа к активам экономического субъекта.

Выделение в системе внутрихозяйственного контроля таких элементов, как система бухгалтерского учета, контрольная среда и средства контроля, с теоретической точки зрения достаточно спорно.

Система бухгалтерского учета является, с одной стороны, составной частью контрольной среды, а с другой – информационной базой системы внутрихозяйственного контроля.

По мнению некоторых ученых, плановые и внеплановые инвентаризации имущества и обязательств хозяйствующего субъекта [4, с. 293], проверка правильности документирования хозяйственных операций и их учета, обеспечение сохранности активов и бухгалтерских записей [8, с. 176], относятся к средствам контроля. Однако данные элементы контроля также входят и в систему бухучета, ибо они являются прямыми обязанностями персонала бухгалтерии.

С нашей точки зрения, система внутреннего контроля включает следующие элементы: контрольную среду, внутреннюю среду (регламентацию), отдельные виды контроля, контрольную деятельность, специальный контроль, мониторинг (рис. 2).

Таким образом, степень сложности системы внутреннего контроля соответствует структуре предприятия. Масштабы его использования и эффективность применения зависят от интереса к внутреннему контролю собственников и руководителей предприятия.

Система внутреннего контроля должна быть экономически оправданной, то есть затраты на ее функционирование должны быть меньше потерь из-за ее отсутствия. Если она будет работать эффективно, это позволит сократить расходы на проведение внешнего аудита.

В заключение необходимо обратить внимание на то, что в настоящее время проблема эффективно функционирующего внутреннего контроля, несмотря на ее актуальность, остается не в полной мере осмысленной с научных позиций и в плане практической реализации.

Важно отметить, что целью предприятия должно являться не создание системы внутреннего контроля, которая бы полностью гарантировала отсутствие ошибок в работе, а системы, которая помогала бы их своевременно выявлять и устранять. При этом даже хорошо организованная система внутреннего контроля нуждается в оценке своей эффективности с точки зрения достижения поставленных целей.